Uudenmaan opinto-ohjaajat ry:n tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Uudenmaan opinto-ohjaajat ry (jäljempänä yhdistys)
https://www.uudenmaanopinto-ohjaajat.fi/
Yhteydenotot: uudenmaan.opot@gmail.com
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Uudenmaan opinto-ohjaajat ry;n tietosuojavastaava Seija Tanhuanpää
Yhteystiedot: uudenmaan.opot@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Uudenmaan opinto-ohjaajat ry:n jäsenrekisteri
4. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten ja sen entisten jäsenten henkilötietoja (jäljempänä rekisteröity).
5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Rekisteröityjä ovat Uudenmaan opinto-ohjaajat ry:n jäseniksi hyväksytyt henkilöt.
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Jäsenrekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka jäseneksi hyväksytty on itse antanut yhdistyksen käytettäväksi. Jäsen rekisteröi itse omat tietonsa sähköisesti yhdistyksen internet -sivulla olevan rekisteröitymisen kautta. Jäsenrekisteriin kerätään seuraavat tiedot jäseneksi rekisteröitymisen yhteydessä:
Rekisteröitymisessä sinulta kysytään:
- etu- ja sukunimi
- sähköpostiosoite jäsentiedotteiden lähettämistä ja muuta yhteydenpitoa varten
- lempinimi (käyttäjän itse valitsema)
- vapaaehtoiset tiedot: puhelinnumero, työpaikka, kunta ja koulutusaste/työpaikka, jolla työskentelee
- Jäsenyyden tyyppi (varsinainen jäsen, opiskelija- tai eläkeläisjäsen, kannatusjäsen)
- Suostumus tietojen käsittelyyn (GDPR:n mukainen suostumus)
Rekisterissä pidetään yllä myös seuraavia tietoja: tiedot maksetuista jäsenmaksuista.
Sähköiseen henkilörekisteriin tallennettuja henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan. Yhdistyksen rekisterissä säilytetään tiedot hyväksytyistä jäsenistä.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähde on rekisteröity itse. Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään.
8.Tietojen luovutus ja siirtäminen
Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta kaupalliseen tarkoitukseen tai kolmansille osapuolille.
9.Tietojen suojaus
Aiemmin rekisteröidyn itse tallentamat tiedot ovat kirjautumisen takana WordPress-alustalla, vuodesta 2025 tiedot kerätään Uudenmaan opinto-ohjajaat ry:n jäsenilmoittautumislomakkeen avulla. Jäsenrekisterin tiedot säilytetään salasanasuojattuna jäsenrekisterissä, johon vain rekisterin ylläpitäjillä (tietojen käsittelijät) on kirjautumisoikeus.
10. Tietojen käsittelyn kesto
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen yhdistyksen sääntöjen mukaisesti.
11. Tietojen käsittelijät
Jäsenrekisterin tietoja käsittelevät ja niihin on pääsy seuraavilla yhdistyksen hallituksen jäsenillä:
- Jäsensihteeri
- Tiedotus-ja tietosuojavastaava
- Hallituksen puheenjohtaja
- Internet-sivuista vastaava
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Tietojenkäsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
13. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa.
- ja vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
14. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
15. Muutokset tietosuojaselosteessa
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
Päivitetty 26.2.2025